Viele Leitungskräfte (und auch Mitarbeiter) empfinden diese Termine als lästiges to do, das eben nun mal monatlich oder vielleicht sogar wöchentlich ansteht. Unternehmensstandards zur Kommunikation mit dem Personal legen hier oft klare Strukturen fest.
Als guter Leader solltest Du diese Treffen aber als eine Chance sehen und sie aktiv nutzen!
Erfahre in diesem Artikel meine 7 Tipps, die Dir im Alltag weiterhelfen können!
1. Tipp: Hinterfrage kritisch wie oft ein Teamgespräch sinnvoll ist!
Die Frage wie oft ein Teamgespräch statt finden sollte, wird von den Häusern und Unternehmen ganz unterschiedlich beantwortet. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Viele Einrichtungen legen fest, dass einmal monatlich eine Teamsitzung statt finden muss, in anderen Unternehmen trifft man sich unregelmäßig – vielleicht auch nur 2 oder 2 mal im Jahr. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ich würde diese Entscheidung sehr individuell treffen. Ich habe in Teams gearbeitet in denen ein Treffen pro Quartal vollkommen ausreichend war – hätten wir uns monatlich getroffen, wäre vermutlich das Unterschreiben auf der Teilnehmerliste der größte Tagesordnungspunkt gewesen. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Dagegen war in meiner Einrichtung vor der Elternzeit das monatliche Teamgespräch mehr als wichtig! Dieses Haus wurde von meinem Team und mir neu eröffnet und die hohe Dynamik in der Struktur, den Abläufen und Anforderungen an das Team hat monatliche Treffen mehr als erforderlich gemacht. Nicht nur um von Leitungsseite Input zu geben, sondern auch um ein Feedback der Mitarbeiter einzuholen. ⠀⠀
2. Tipp: Beziehe Dein Team in die Themenauswahl mit ein!
Der zweite Tipp bezieht sich auf die Themenauswahl für Euer Teamgespräch!⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Es zeugt von großer Wertschätzung, wenn Ihr die Themen vorab bekannt gebt. So können sich Euere Mitarbeiter darauf vorbereiten und sich z.B. Fragen und Anmerkungen überlegen. Natürlich gibt es auch explosive Themen, die vorab nur zu Unruhen führen würden (z.B. ein Personalwechsel in der Führungsebene) – solche Themen sollten tatsächlich erst direkt im Teamgespräch erläutert werden, um wilde Spekulationen in den Wochen und Tagen vor dem Teammeeting zu vermeiden! ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Außerdem würde ich empfehlen vorab immer eine Liste auszuhängen, in welche das Team Themenwünsche eintragen kann. Schließlich soll ein Teamgespräch kein Monolog seitens der Leitung sein, sondern ein Dialog miteinander!⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Eine Empfehlung wieviele Themen maximal abgehandelt werden können, möchte ich Euch nicht geben. Überlegt Euch welchen ungefähren zeitlichen Umfang die Themen haben und plant dann entsprechend. Von einem Thema bis hin zu 22 Tagesordnungspunkten ist alles möglich! ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
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3. Tipp: Achte auf den richtigen zeitlichen Rahmen!
Gerade im 3-Schicht-System in der Pflegebranche bietet es sich an, das Gespräch in der Überlappungszeit von Früh- und Spätdienst zu planen. Diese Variante bietet den Vorteil, dass die im Dienst befindlichen Mitarbeiter auch teilnehmen können!
Wichtig hier: Plane ausreichend Zeit für das Gespräch und überlege Dir ggf. Notfallpläne, wenn die Zeit spontan nicht ausreicht (z.B.: Welches TOPs könnten ggf. auf das nächste Treffen verschoben werden? Sollte dann das nächste Treffen früher als geplant statt finden? Wie können die Aufgaben des Spätdienstes nach dem Gespräch aufgefangen werden, wenn dieser wegen der Überziehung „ins Rudern kommt“.,…) Natürlich bietet auch die Möglichkeit sich außerhalb des Unternehmens zu treffen – los gelöst vom Schichtablauf – viele Vorteile! Meist sind die Mitarbeiter hier konzentrierter, entspannter und weniger abgelenkt durch Störungen. Welche Variante sich für Euch am besten eignet würde ich von den Rahmenbedingungen wie Schichtdienst, Themen etc. abhängig machen.
Meiner Meinung nach ist das absolute Maximum für die Länge des Treffens 90 Minuten. Diese Zeitspanne stellt bereits eine hohe Anforderung an unsere Aufmerksamkeit dar und sollte daher nicht überschritten werden.
4. Tipp: Du solltest Störungen reduzieren und mit ihnen richtig umgehen!
Störungen während einer Besprechung sind gerade bei Teamgesprächen vor Ort (also z.B. im Dienstzimmer) ganz normal – ein Bewohner klingelt, ein Angehöriger hat eine Frage, ein Arzt kommt zur Visite,… ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ihr könnt die Störungen auf jeden Fall reduzieren, in dem Ihr den zeitlichen Rahmen richtig wählt. Macht es Sinn das Teammeeting für Montag 14 Uhr anzusetzen, wenn stets um 14:20 Dr. Müller zur Visite kommt? Es ist es sinnvoll um 14:30 zu starten, wenn es um 15:00 Kaffee und Kuchen für die Bewohner gibt und diese zuvor noch mobilisiert und frisch gemacht werden müssen? ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Des Weiteren solltet Ihr vorab festlegen, wie mit evt. Störungen umgegangen werden kann? Kann ein Mitarbeiter eines anderen Wohnbereichs für den Zeitraum unterstützen und z.B. „auf die Glocken gehen“? Wenn nein – welcher Mitarbeiter übernimmt diesen Part? Bitte unbedingt vorab festlegen – sonst kommt es nur zu Absprachen während der Besprechung, welche Unruhe verursachen und die Mitarbeiter von den eigentlichen Themen ablenken!⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
5. Tipp:Jeder darf und soll etwas beitragen!
Meistens sind es immer die gleichen Mitarbeiter, die im Teamgespräch etwas beitragen, sagen und anmerken.
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Ich habe es nicht selten im Nachhinein erlebt, dass Kollegen Tage oder Wochen später sich untereinander äußern „Ja die Neuerung ist doch total blöd, ich wollte das schon auch noch sagen, aber hat sich nicht mehr ergeben.“ ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Der Mitarbeiter, der seine Meinung kund tun möchte tut das auch! Aber was ist mit dem Rest? Dem Personal, dass obige Äußerung tätigt und dadurch vielleicht sogar Unruhe und schlechte Stimmung und das Team bringt? ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Gebt jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu Wort zu kommen! Bei mir gab es immer die so genannte „letzte Runde“ – jeder Mitarbeiter musste hierzu etwas beitragen. Sei es ein Feedback zum Teamgespräch, wie er sich gerade im Team fühlt oder ob er noch Wünsche und Anregungen hat etc. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Zunächst war dies für einige eine große Überwindung, aber ich habe immer gepredigt „Die Meinung eines jeden einzelnen ist für uns alle wichtig, denn wir sind ein Team – das macht das „Teamsein“ aus!“ ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Zwei Wochen nach einem Teamgespräch kam einmal eine Mitarbeiterin zu mir „Die XY hat gesagt sie findet das total blöd mit den Bezugspflegeaufgaben und stänkert voll rum. Wir haben alle gesagt „Hättest es der Sabrina halt bei der letzten Runde gesagt.“. Im Nu war hier der Wind aus den Segeln genommen und sogleich folgte der Appell der Kollegen zur offenen Kommunikation im Teamgespräch. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
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6. Tipp:Das richtige Schlusswort finden!
Bitte unterschätzt nicht wie einvernehmend das letzte Gefühl sein kann, mit dem die Mitarbeiter aus dem Teamgespräch gehen.
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Eine schlechte Nachricht zum Schluss ohne einen letzten positiven Aspekt, kann für die Mitarbeiter sehr demotivierend und über Wochen noch spürbar sein. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Versucht im Schlusswort auf jeden Fall, wenn irgendwie möglich, nochmal positiven Input zu geben.
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Dies könnte z.B. ein Lob an das Team sein oder ein positiver Ausblick (z.B. bei einem Projekt oder einer Neuerung, die auf das Team zu kommt nochmals die Vorteile hervor heben und das Team dahingehend zu motivieren). ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
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7. Tipp: Protokoll - ein absolutes Muss!
Ich hatte in meinen Notizen noch viele weitere Tipps notiert, habe mich nun aber bewusst für diesen entschieden! Eigentlich weiß es jeder und doch klappt es nicht immer so – das Protokoll! Eine bloße Formalität?
Definitiv nein! ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Zunächst ist mein Tipp das Protokoll während des Teamgesprächs von einem Mitarbeiter anfertigen zu lassen – am besten am PC – so könnt Ihr es später nochmal gegen lesen und vielleicht Dinge umformulieren oder Ergänzungen vornehmen, die der Mitarbeiter überhört oder für nicht relevant gehalten hat. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Das Protokoll muss so zeitnah wie möglich fertig gestellt werden – am besten unmittelbar nach dem Treffen. Hier sind Euere Erinnerungen noch frisch und alle Mitarbeiter (auch die, die nicht teilnehmen konnten) haben rasch alle Informationen des Meetings (und wohl gemerkt – Fakten, keine Flüsterpost-Infos von Kollegen).⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Des Weiteren stellt das Protokoll eine Verbindlichkeit für alle dar. Wenn neue Regelungen getroffen wurden, muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter diese auch nochmal nach lesen bzw., wenn sie nicht anwesend waren, hiervon erfahren können. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Außerdem dient das Protokoll natürlich auch als Nachweis, z.B. gegenüber externen Prüforganen – Teamgespräche/ innerbetriebliche Kommunikation stellen einen wichtigen Baustein der Qualitätsentwicklung und -sicherung dar! ⠀⠀⠀
Das waren meine 7 Basic Tipps für Dein Teamgespräch!
Wenn Du noch weitere Fragen zu diesem oder auch anderen Themen hast, dann kontaktiere mich sehr gerne!
Ich freue mich auf den Austausch mit Dir!
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Viele Grüße Ina Grunenberg