In diesem Blogartikel möchte ich mit Dir meine 7 Tipps rund um das Thema Projektmanagement teilen!
Eine Chance, eine Bürde, Papiergram und viel Planung?
Die einen freuen sich, wenn es an neue Projekte geht – für die anderen wird es schnell zur Last.
Schwierige Rahmenbedingungen und hohe Krankheitsstände in den Teams spielen dabei eine nicht ganz unerhebliche Rolle!
Aber was kann ich tun, um Projektverläufe optimal zu gestalten? Starten wir direkt mit dem ersten Tipp!
1. Tipp: Findet gute Gründe!
Gute Gründe…
… sich an einem solchen Projekt zu beteiligen.
… ein solches Projekt zu unterstützen.
… sich auf ein solches Projekt zu freuen.
Gute Gründe…
… das Projekt nicht zu sabotieren.
… nicht die Hände über dem Kopf zusammen zu schlagen.
… nicht vorher schon das Glas halb leer zu sehen.
Wie ich in meinem Video bzw. Podcast zu diesem Thema erklärt habe, spielt der Faktor Mensch bei Projekten eine wesentliche Rolle.
Der häufigste Grund warum Projekte scheitern ist, weil genau dieser Faktor unterschätzt oder vergessen wurde!
Finde also die richtigen Motivatoren für Dein Team (wohl gemerkt nicht nur das Projektteam, sondern alle), um sie mitzureißen.
Das können für die einzelnen Teammitglieder ganz unterschiedliche Gründe sein!
Brainstormt was das Zeug hält und entwickelt eine gemeinsame Vision!
2. Tipp: Wer sind Deine Stakeholder?
Ein absolut klassisches to do aus dem #Projektmanagement ist die Stakeholderanalyse!
#Stakeholder sind kurz zusammengefasst alle Personen, die direkt oder indirekt vom Projekt betroffen sind oder auf dieses einwirken.
All diese Personen/ Personenkreise musst Du unbedingt kennen!
Hier ein Beispiel aus der Praxis:
In einem #Pflegeheim wird der komplette Ablauf der Großküche neu organisiert.
Anderer Speiseplan,
kein Buffet mehr sondern Tablettsystem,
anderes Bestellsystem für die Teams der Wohnbereiche, aber auch für die Bewohner,…
Das #Projekt startet und schon nach drei Tagen versinkt der gesamte Ablauf im Chaos. Die Küchenmitarbeiter haben sich nach Plan verhalten,
alle to dos der ersten Tage wurden korrekt umgesetzt,
Du – die #Projektleitung – und die anderen Mitglieder des Projektteams waren in engem Kontakt und haben alle Steps gut begleitet.
Das Problem lag aber nicht an der Küche!
Die #Pflege wusste nichts von dem Projekt.
Der ein oder andere hatte davon gehört, aber keiner auf dem Wohnbereich wusste wann es los geht, wie die neuen Bestelllisten ausgefüllt werden müssen,…
Der Unmut hier ist groß.
Aber nicht nur im Pflegeteam.
Die Bewohner und Angehörige sind empört.
„Ein solches Chaos hat es hier noch nie gegeben, unzumutbar!“
Hätte man diese Stakeholdergruppen von Anfang an „mitgenommen“, das heißt…
…informiert,
… geschult,
… gute Gründe für das Projekt aufgezeigt,
… die Vision geteilt…
… wären die ersten Tage sicherlich reibungsloser abgelaufen und diese Personengruppen hätten bestimmt mehr Verständnis aufgebracht, wenn bei der Umstellung nicht gleich alles perfekt gelaufen wäre.
Sie hätten schließlich gewusst, „was“ vor sich geht und vor allem „warum“ (Vision, Ziel!).
3. Tipp: Nicht die Flinte ins Korn werfen!
Dass bei Projekten nicht immer alles rund läuft und es auch mal zu Rückschritten kommen kann, ist vollkommen normal!
In Projekten befassen wir uns meist mit vollkommen neuen Themen und Abläufen – hier heißt es manchmal „learning bei doing“.
Das ist ok und wir sollten es uns, dem Projektteam und auch den Stakeholdern ggf. bewusst machen.
Des Weiteren ist die meist neue Konstellation der Projektmitglieder – dem Projektteam phasenweise eine Herausforderung.
In der Teambildungsphase sprechen wir vom „Storming“, einer Phase in der unterschwellige Konflikte oder auch offen ausgetragene Konflikte ein Teil der Teamfindung sein können.
Das Schlimmste was Du in dieser Phase als Projektleitung (oder natürlich auch Mitglied) tun kannst:
An Dir selbst zweifeln.
An den einzelnen Mitgliedern oder der Gruppe allgemein zweifeln.
Dem Projekt zweifeln.
Oder eben die Flinte ganz ins Korn werfen!
Geht transparent mit den Problemen oder Konflikten um und besinnt auf Euch immer wieder auf Euer gemeinsames (!) Projektziel!
4. Tipp: Höre zu!
Mein 4. Tipp lautet schlicht und einfach „Höre zu!“
In einem Projekt gibt es immer etwas zu tun, alles muss im Flow bleiben, die zeitlichen Ressourcen sind begrenzt, das Alltagsgeschäft wartet auch noch auf uns…
Zeit für ausführliche Gespräche gibt es nicht.
Zeit „zu zu hören“ auch nicht!
Und trotzdem müssen wir uns die Zeit nehmen!
Im gestrigen Post habe ich berichtet, dass Konflikte und Stolpersteine menschlicher Natur normal sind.
Entscheidend ist wie wir damit umgehen!
Höre zu und versuche auch zwischen den Zeilen zu lesen!
Fragen aktiv nach wie es den Mitgliedern des Projektteams mit ihren Aufgaben und den Herausforderungen geht!
Denke aber natürlich auch an die Stakeholder (siehe Tipp Nr. 2)!
5. Was ist wenn?
In meinem 5. Tipp geht es um Risikoanalyse und Notafallpläne!
Risiken können nie ganz verhindert werden.
Entscheidend ist, dass wir sie vorab erkennen,
sie wenn möglich minimieren und
uns Strategien überlegen, wenn sie tatsächlich eintreten.
Eben nach dem Motto „Was ist, wenn…?“
Natürlich geht es bei diesem Punkt auch darum einen möglichst reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten und zu verhindern, dass das letzt endliche Projektziel gefährdet oder sogar nicht erreicht wird.
Die Risikoanalyse hat aber einen weiteren großen Vorteil: Sie bietet alle Mitgliedern des Teams und teilweise auch den Stakeholder Transparenz und vermittelt vor allem Sicherheit.
Wie oft habe ich diesen Satz gehört: „Ich finde die Idee des Projekts schon gut, aber was ist wenn…“
6. Zwischendurch evaluieren!
Wenn Ihr mitten in einem Projekt steckt, passiert es schnell, dass der Focus verloren geht.
Warum machen wir das eigentlich alles?
Habt Ihr und das Team noch das große Endziel vor Augen oder arbeitet Ihr nur noch ein to do nach dem anderen ab?
Und wie läuft es eigentlich bis jetzt?
Läuft alles wie geplant?
Gibt es Dinge, die nicht rund laufen?
Dann ist es Zeit vielleicht den ein oder anderen Part zu hinterfragen und zu handeln.
Nur weil am Anfang z.B. eine bestimmte Meeting-Struktur beschlossen wurde, heißt das nicht, dass man komme was wolle daran fest halten muss!
Sind alle genervt von den wöchentlichen Treffen?
Dann trefft Euch seltener!
Überzieht Ihr jedesmal den vorgegebenen Zeitraum, weil die Zeit in keinster Weise ausreicht um alles zu besprechen?
Dann trefft Euch öfter!
Am Donnerstag habe ich Dir auch geraten, Dir regelmäßig Zeit zu nehmen, um dem Team (auch als Einzelperson – nicht nur als Gruppe) zuzuhören!
Auch Erkenntnisse aus diesen Gesprächen können wir für eine Review sinnvoll sein!
7. Schmeißt ne Part!
Mein letzter Tipp zum Thema Projektmanagement gefällt vermutlich allen am besten!
Und doch erlebe ich es viel zu selten, dass er tatsächlich umgesetzt wird!
„Schmeißt ne Party!“
Erfolge müssen erkannt, gewürdigt und natürlich auch gefeiert werden!
Das vermittelt Euerem Team für seine Leistung Wertschätzung und schweißt zusammen!Außerdem stärkt es die Außenwirkung des Projekts!
Projekte brauchen oft einen klaren, positiven Abschluss, der in Erinnerung bleibt!
Schließlich möchten wir beim nächsten Projekt wieder an diese positiven Erinnerungen und Gefühle anknüpfen!
Ich hoffe meine 7 Tipps zum Thema Projektmanagement haben die Lust in Dir geweckt nun mit dem ersten (oder dem nächsten Projekt) voll durch zu starten!
Verpasse hierzu auf keinen Fall meine Podcast-Episode zu den drei größten Fehlern im Projektmanagement.
Wenn Du Fragen hast, dann melde Dich sehr gerne!
BEST LEADING FOR BEST TEAM
Viele Grüße Ina Grunenberg